【従業員向け】年末調整とは?必要書類と書き方一覧

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年末調整 必要書類 書き方

年末調整とは、会社が従業員の代わりに行う税金(主に所得税)の精算です。

毎月、給与から「天引き」方式(源泉徴収制度)で、私たちは税金を納付していますが、過剰や不足することがあるため、毎年年末にそれを精算します。「年末調整」は、自分で行う「確定申告」と違って、所属している会社が主体として行い、国税庁への資料を作成します。従業員は必要書類をいくつか記入し、担当者に提出する必要があります。

それでは、この記事で、年末調整の仕組みや従業員として理解すべきことを、簡潔に説明します。

必要書類の書き方のリンクをもつけていますので、是非活用してください。

1.年末調整とは

1-1.年末調整は会社が行う税金精算手続き

年末調整は、一年間(1月から12月)に収める税金(主に所得税)を精算する手続きです。

  雇用主 従業員
11月 ・年内(12月まで)に支払う給料の確定

・申告書や証明書等の回収

申告書や証明書の記入、担当者への提出
12月 年末調整の計算  
1月 ・源泉所得税の納付

・住民税関係の書類を自治体へ提出

・保管した書類の保管

 

仕組み

毎月の給料から所得税を源泉徴収されていますが、その所得税の合計と、一年間の所得税と比較して、過剰であれば差額が還付されます。

年末調整で計算された1年間の所得税 < 毎月天引きされる所得税の合計 → 年末調整で差額が還付される

反対に、毎月支払っている所得税が不足していたら差額を支払います。

年末調整で計算された1年間の所得税 > 毎月天引きされる所得税の合計額 → 年末調整で差額を支払う

必要書類

従業員として提出する書類は主に3点です:

  • 給与所得者の扶養控除など(異動)申告書
  • 給与所得者の保険料控除申告書
  • 給与所得者の配偶者特別控除申告書

そのほかに、各種控除の証明書などを提出します。

これらの資料に基づいて、生命保険料控除、地震保険料控除、社会保険料控除などや、配偶者、扶養親族の人数の増減など、税額に影響を与える情報を集約し、所得額が確定する年末の最終給与支払い時に、確定した税額とあらかじめ源泉徴収した税額の差額を精算します。

所得税の過不足分は通常、その年の最後の給料で調整します。そのほか会社は各従業員の自治体に住民税関係の資料、所轄の国税署にその他資料を作成し提出します。

1-2.給与所得は給与から納付する税金

年末調整では、所得税の各種の所得の中でも「給与所得」に注目します。

まず、「給与収入」とは会社から支払われる、税金を引く前の金額になります。税金は「給与収入」から直接引かれるのではなく、「給与所得」に対して課税されます。

サラリーマンの方は「給与収入」の金額から「給与所得控除」の金額を差し引きして「給与所得」を計算します。計算式にすると以下の通りです。

給与所得額=給与収入額-給与所得控除額

所得税には14種類の「所得控除」があります。「所得控除」とは、課税の公平性を図るため、個人的な事情等に配慮して税金を軽減する仕組みです。しかし、年末調整時に提出する「申告書」は、14種類すべての所得控除を申告できるわけではありません。

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1-3.源泉徴収とは国に支払う所得税

源泉徴収とは、所属している会社・団体が従業員の代わりに国に支払う所得税のことです。

日本国民全員が確定申告を行うと、税務署などの税金を管理する機関に多くの人手が必要になりますし、国民全員が税金について知識を持たなくてはいけません。この状況を解決するためにできた制度が「源泉徴収制度」です。

源泉徴収制度は、給料を支給する会社(源泉徴収義務者)が、会社から給料をもらっている人(給与受給者)の毎月の給料から所得税を天引きする制度です。そして、会社は年末にそれぞれの1年間の給料の合計額を計算して、年間の所得税を計算します。

1-4.確定申告は自分でする税金精算手続き

年末調整と違い、確定申告とは、個人事業主や、自分で副業の税金精算をするときに個人で行う手続きです。また、確定申告は年末調整ではできない、医療費控除、寄附金控除、雑損控除などの、控除制度を活用するための手続きです。

  年末調整 確定申告
実施時期 12月 2月17日から3月16日
実施側 会社 各自(個人)
対象者 会社従業員 個人事業主
控除内容 ・基礎控除

・社会保険料控除

・生命保険控除

・地震保険料控除

・配偶者控除又は配偶者特別控除

・扶養控除

・障碍者控除

・医療費控除

・寄付金控除

・雑損控除

より詳しくはこちらの記事もご覧ください。

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2.必要書類と書き方

こちらでは必要な書類などを紹介します。書き方の記事へもリンクしていますので、ぜひ記入時にご参照ください。

2-1.給与所得者の扶養控除等(異動)申告書

この書類は、扶養している配偶者や子供、その他の親族などを書いて会社にその情報を申し出ることで、所得税の扶養控除を受けるための書類です。また、学生や扶養されている方がアルバイト先などに提出することで、勤労学生控除などを受けるために必要な書類です。

こちらからダウンロードできます:
【参照サイト】国税庁

書き方はこちらの記事をご参照ください。

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※この申告書については、「令和元年分」ではなく「平成31年分」という表記になっています。

令和2年分

こちらは、平成31年の税金の調整とは関係ありませんが、令和2年の最初の給与を受け取る前に、令和2年分の同様の申告書を提出する必要があります。会社によっては、年末調整と同じ時期に提出することも多いです。

こちらからダウンロードできます:
【参照サイト】国税庁

書き方はこちらの記事をご参照ください。

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2-2.給与所得者の保険料控除申告書

保険料には、社会保険、生命保険、地震保険があり、それぞれに控除制度があります。

社会保険料

納税者、配偶者、扶養親族の社会保険料分を全額控除することができます。控除に他該当する社会保険料の種類は下記の通りです。通常、14種類の所得控除の中で最も多い控除金額となります。

  • 健康保険、国民健康保険
  • 後期高齢者医療制度の保険料(介護保険)
  • 国民年金保険、厚生年金保険、船員保険など

ただし、配偶者・扶養親族であっても、公的年金受給者の公的年金から控除されている介護保険料については、その受給者の収入から控除すべきものであるため、納税者本人の社会保険料控除にはなりません。

生命保険料

納税者が支払った生命保険料を一定金額だけ控除することができます。加入している保険の内容により以下の3つに区分されており、それぞれの区分で最高4万円、合計して最大12万円を控除できます。

地震保険料

納税者が支払った地震保険料最大5万円控除できます。なお、旧長期損害保険料は最大1万5千円まで、控除することが可能です。
地震保険料と、旧長期損害保険料の両方がある場合には、どちらか片方だけ選択して控除することができます。

令和元年分保険料控除申告書はこちらから入手することができます。
【参照サイト】国税庁

書き方はこちらの記事をご参照ください。

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2-3.給与所得者の配偶者控除申告書

所得税法上の控除対象配偶者がいる方は、38万円(70歳以上では48万円)を差し引くことができます。控除対象になる配偶者は下記の要件を満たす方です。

  • 民法の規定するところの配偶者である
  • 納税者と生計を共にしている
  • 配偶者の年間所得金額が38万円以下である(給与収入だけなら103万円以下)
  • 青色事業専従者または事業従事者ではない

配偶者控除の適用を受けられない配偶者がいても、下記条件を満たす場合、配偶者の所得に応じて最大38万円の控除が認められています。

  • 納税者の合計所得金額が1,000万円以下である
  • 配偶者の年間所得金額が38万円超123万円以下である(給与収入だけなら103万円超201.6万円以下)
  • その他、配偶者控除の適用条件を満たしている

令和元年分配偶者控除等申告書はこちらから入手することができます。
【参照サイト】国税庁

書き方はこちらの記事をご参照ください。

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2-4.各種控除の証明書

控除制度を使うには集める書類もたくさんあります。例えば、勤労学生控除をするには学生証や在学証明書などが必要です。提出方法も、添付書類台紙などに貼って申告書と一緒に提出することも、申告書と一緒に提出するなどそれぞれです。

例えばこんな書類が必要です:

  • 基礎控除→給与所得の源泉徴収票(原本)
  • 配当控除→支払い通知書や特定口座年間取引報告書
  • 生命保険料控除→支払額など証明書
  • 地震保険料控除→支払額など証明書
  • 医療費控除→医療費の領収書、医療費の明細書

詳しくはこちらの国税庁の資料をご参照ください。

【参照サイト】国税庁|申告書に添付・提示する書類

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